Le registre UBO

Information sur votre nouvelle obligation de créer et tenir à jour un registre centralisé des «bénéficiaires effectifs » à remplir dès à présent et au plus tard le 30 septembre 2019.

Qu’est-ce que le registre UBO ?

Il s’agit d’un logiciel reprenant les bénéficiaires effectifs des sociétés. Il doit être complété et tenu à jour par les mandataires de celles-ci.

Ce registre est centralisé au sein de l’administration de la Trésorerie de SPF finances.

Qui sont les bénéficiaires effectifs ?

Les bénéficiaires effectifs sont toutes personnes physiques  qui possèdent ou contrôlent  la société constituée en Belgique, et qui ont plus de 25% de droits de vote ou d’actions dans celle-ci.

Si ces personnes ne sont pas parvenues à être identifiées, c’est le dirigeant principal qui est visé.

Quelles sont les obligations en tant que représentant légal ?

Le représentant légal doit dès à présent et au plus tard le 30 septembre 2019 :

  • D’établir des procédures internes afin de faciliter la collecte des informations demandées et la communication des éventuels changements y afférents dans le mois du changement ;
  • D’identifier les bénéficiaires effectifs, de rassembler les documents attestant de la véracité des informations communiquées (copie de la carte d’identité, registre des actionnaires, statuts de la société, …) ;
  •  De désigner au sein de votre société/association le représentant légal ou le mandataire interne (éventuellement externe) qui sera chargé de fournir ces informations à l’administration.

Quelles sont les obligations des administrateurs ?

Les administrateurs doivent :

  • Recueillir et conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont les bénéficiaires effectifs, ainsi que les données détaillées sur les intérêts économiques détenus par les bénéficiaires économiques ;
  • Transmettre, dans le mois, à partir du moment où les informations relatives aux bénéficiaires effectifs sont connues ou modifiées, et par voie électroniques, les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO.

Quels sont les sanctions ?

Les responsables de la société sont sanctionnés par des amendes pouvant atteindre  5 000 euros si ces obligations ne sont pas respectées.

Quelles sont les aides qu’on me propose ?

Cette formalité administrative peut être réalisée par les soins d’un mandataire de la société ou confiée à un prestataire tel qu’une banque, un notaire, un avocat ou un professionnel économique.

Pour plus d’information,n’hésitez pas à  consulter le site de SPF Finances : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register

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